Quản lý chi nhánh

Dùng trên máy tính

Điều hành một chi nhánh: theo dõi đơn, doanh số, giao việc và chấm điểm nhân viên, xuất hóa đơn, trả góp, kho xe. Dùng máy tính và điện thoại.

Menu: Tổng quan · Công việc · Đơn hàng · Kho xe · Nhập tồn kho. Tài khoản dùng thử: quanly1 / demo12345.

Chức năng chính

1Tổng quan hằng ngàyĐơn mới, xe đã giao, doanh thu tháng và những việc đang chờ quản lý.2Cập nhật kết quả trả gópGhi kết quả công ty tài chính trả về.3Xuất hóa đơnGhi số hóa đơn và ảnh hóa đơn cho đơn đã được quản lý tổng duyệt.4Doanh số và chỉ tiêu từng SaleDoanh số, xe đã giao, tỉ lệ chốt, đơn hủy, xếp hạng; đặt chỉ tiêu tháng cho từng người.5Giao việc và duyệt kết quảGiao việc cho một hoặc nhiều người, xem ảnh/link kết quả, trả lại việc làm chưa đạt.6Việc định kỳViệc lặp lại hằng ngày hoặc theo thứ trong tuần: quét dọn, lau xe trưng bày, đăng bài…7Bảng điểm hoàn thànhĐiểm từng người: đúng hạn đủ điểm, trễ nửa điểm, quá hạn hoặc bị trả lại không có điểm.8Theo dõi chăm sóc sau bánCuộc gọi cần làm của từng người, phản hồi khách theo dòng xe, khách gọi chưa được.9Kho xe và nhập tồn khoTồn kho thực tế theo trạng thái; file tồn kho chỉ dùng khi cần sửa lệch.10Nhập khách cũ từ ExcelĐưa danh sách khách đã mua trước đây vào hệ thống để có lịch chăm sóc.11Nhân viên chi nhánhTạo tài khoản Sale, Kỹ thuật, Kế toán; khóa tài khoản người nghỉ việc.

Chức năng 1

Tổng quan hằng ngày

Đơn mới, xe đã giao, doanh thu tháng và những việc đang chờ quản lý.

Khi nào làm: Đầu ngày và nhiều lần trong ngày.

Tổng quan hằng ngày: Xử lý mục Cần bạn xử lý — 1Xử lý mục Cần bạn xử lýHồ sơ trả góp chờ kết quả, hóa đơn chờ xuất… Bên phải là số đơn ở từng bước: cột dài nhất là chỗ đang nghẽn.

Chức năng 2

Cập nhật kết quả trả góp

Ghi kết quả công ty tài chính trả về.

Khi nào làm: Khi công ty tài chính báo duyệt hoặc không duyệt hồ sơ.

Cập nhật kết quả trả góp: Duyệt hoặc không duyệt — 1Duyệt hoặc không duyệtMở đơn trong Hồ sơ trả góp, bấm Duyệt trả góp (đơn chuyển sang kỹ thuật) hoặc Không duyệt.

Chức năng 3

Xuất hóa đơn

Ghi số hóa đơn và ảnh hóa đơn cho đơn đã được quản lý tổng duyệt.

Khi nào làm: Khi đơn ở Chờ xuất hóa đơn.

1Mở danh sách hóa đơn chờ xuất
2Nhập số hóa đơn, chụp hóa đơn
3Đơn hoàn tất

Xuất hóa đơn: Mở danh sách hóa đơn chờ xuất — 1Mở danh sách hóa đơn chờ xuấtChỉ có đơn đã giao xe và đã được quản lý tổng duyệt.

Xuất hóa đơn: Nhập số hóa đơn, chụp hóa đơn — 2Nhập số hóa đơn, chụp hóa đơnNhập số, ngày hóa đơn, chụp ảnh hóa đơn rồi bấm Xuất hóa đơn.

Xuất hóa đơn: Đơn hoàn tất — 3Đơn hoàn tấtĐơn chuyển Hoàn tất và được tính vào doanh thu.

Chức năng 4

Doanh số và chỉ tiêu từng Sale

Doanh số, xe đã giao, tỉ lệ chốt, đơn hủy, xếp hạng; đặt chỉ tiêu tháng cho từng người.

Khi nào làm: Đầu tháng (đặt chỉ tiêu) và hằng tuần (theo dõi tiến độ).

1Xem doanh số tháng
2Đặt chỉ tiêu

Doanh số và chỉ tiêu từng Sale: Xem doanh số tháng — 1Xem doanh số thángThanh tiến độ so với chỉ tiêu: xanh lá là đạt, cam là còn xa. Xuất Excel để tính thưởng.

Doanh số và chỉ tiêu từng Sale: Đặt chỉ tiêu — 2Đặt chỉ tiêuMở Đặt chỉ tiêu tháng ở từng Sale, nhập doanh số (triệu đồng) và số xe, bấm Lưu.

Chức năng 5

Giao việc và duyệt kết quả

Giao việc cho một hoặc nhiều người, xem ảnh/link kết quả, trả lại việc làm chưa đạt.

Khi nào làm: Khi có việc phát sinh, và cuối ngày để xem lại kết quả.

1Giao việc
2Theo dõi và duyệt

Giao việc và duyệt kết quả: Giao việc — 1Giao việcNhập công việc, chọn người làm, ngày bắt đầu, số ngày (mặc định 1), có cần ảnh/link không; bấm Giao việc. Người làm nhận thông báo.

Giao việc và duyệt kết quả: Theo dõi và duyệt — 2Theo dõi và duyệtViệc quá hạn đứng đầu; có thể đổi ngày, giao người khác, bỏ qua. Việc đã báo xong có ảnh/link; bấm Trả lại nếu chưa đạt (tính là không hoàn thành).

Chức năng 6

Việc định kỳ

Việc lặp lại hằng ngày hoặc theo thứ trong tuần: quét dọn, lau xe trưng bày, đăng bài…

Khi nào làm: Khi thiết lập cửa hàng hoặc thay đổi nề nếp làm việc.

Việc định kỳ: Thêm việc định kỳ — 1Thêm việc định kỳChọn lặp lại, giao cho một người, cả vai trò (ai làm cũng được) hoặc mỗi người đều phải làm; có cần ảnh/link; hệ số điểm.

Chức năng 7

Bảng điểm hoàn thành

Điểm từng người: đúng hạn đủ điểm, trễ nửa điểm, quá hạn hoặc bị trả lại không có điểm.

Khi nào làm: Cuối tuần, cuối tháng.

Bảng điểm hoàn thành: Xem bảng điểm — 1Xem bảng điểmChọn khoảng thời gian; số xe đã giao hiện cạnh điểm. Xuất Excel được.

Chức năng 8

Theo dõi chăm sóc sau bán

Cuộc gọi cần làm của từng người, phản hồi khách theo dòng xe, khách gọi chưa được.

Khi nào làm: Hằng tuần.

Theo dõi chăm sóc sau bán: Xem báo cáo chăm sóc — 1Xem báo cáo chăm sócDòng xe nào bị phàn nàn nhiều hiện ngay trong phần phản hồi theo dòng xe.

Chức năng 9

Kho xe và nhập tồn kho

Tồn kho thực tế theo trạng thái; file tồn kho chỉ dùng khi cần sửa lệch.

Khi nào làm: Khi kiểm kê hoặc phát hiện tồn kho lệch.

1Xem kho xe
2Nhập file tồn kho (khi có lệch)

Kho xe và nhập tồn kho: Xem kho xe — 1Xem kho xeLọc theo trạng thái: sẵn sàng bán, chờ kiểm tra, lỗi, đang giữ, đã bán.

Kho xe và nhập tồn kho: Nhập file tồn kho (khi có lệch) — 2Nhập file tồn kho (khi có lệch)Tải file, xem trước thay đổi rồi xác nhận. Chỉ tick Toàn bộ tồn kho khi file liệt kê đủ cả chi nhánh: xe không có trong file sẽ được đánh dấu để kiểm tra.

Chức năng 10

Nhập khách cũ từ Excel

Đưa danh sách khách đã mua trước đây vào hệ thống để có lịch chăm sóc.

Khi nào làm: Một lần khi bắt đầu dùng phần mềm.

Nhập khách cũ từ Excel: Tải file mẫu, nhập danh sách — 1Tải file mẫu, nhập danh sáchMỗi dòng một xe. Khách đã có chỉ được bổ sung thông tin còn trống; nhập lại cùng file không bị trùng.

Chức năng 11

Nhân viên chi nhánh

Tạo tài khoản Sale, Kỹ thuật, Kế toán; khóa tài khoản người nghỉ việc.

Khi nào làm: Khi có người mới hoặc người nghỉ.

Nhân viên chi nhánh: Tạo hoặc sửa tài khoản — 1Tạo hoặc sửa tài khoảnKhi khóa tài khoản Sale nghỉ việc, các mốc chăm sóc mới của khách họ chuyển cho cả nhóm Sale của chi nhánh; cuộc gọi đang giao cho người đó thì giao lại ở Công việc.